志愿团例会制度

（一）志愿团的会议分为全体成员大会、决策团会议、部门会议和临时性会议。

（二）全体成员大会每学期举行一到两次，地点另行通知，会议由办公室负责召开，会议主要讨论、解决工作中出现的问题，商讨制定后期工作计划，广泛听取各方面的意见和建议，保证决策的科学和民主。

（三）部门会议每两周开一次，会议商讨解决近期出现的问题和制定后期工作计划，会议由部长安排。具体细则如下：

第一条 会议要求

1、坚持高效、务实的原则。

2、尽量不和与会人员上课时间冲突。

3、与会人员必须携带会议记录本。

第二条 会议安排

1、前序

1.1时间：每两周一次。（具体时间待定）

1.2地点：待定。

1.3参加人员：志愿团组委会全体成员，必须出席会议。

1.4如有变动，以联络部的最新通知为准。

2、会议流程

2.1会前：

2.1.1会议主持人应准备好会议主要内容；各部负责人应准备好反馈信息和会议内容；

2.1.2提前五分钟到会场，并自觉到办公室签到人员处签到；

2.1.3办公室负责提醒与会人员将手机等通讯工具调成振动或关机；

2.1.4各部门传阅下次活动的策划书。各组委成员仔细研究分析，找出不妥之处，并在适当的时候发言提出。

2.2会中：

2.2.1各部门总结前阶段的工作情况；

2.2.2主席做总结并分配近期将开展的工作；

2.2.3组委交流、讨论：对上次工作不足之处以及下次工作提出意见和建议；

2.2.4主持人作例会总结。

2.3会后：各部门分配各自的工作，认真执行会议布置的各项决议和任务，切实履行工作职责。

第三条 会议记录    

1、办公室须认真详细的记录会议实况。记录要求：有真实、详细、清晰、条理、美观。每个月总结一次。

2、办公室作好考勤记录（保存缺席、迟到、早退人员名单），整理、并存档。

第四条 会场纪律

1、与会者须提前五分钟到会场，不得迟到，不得无故缺席、早退。不经允许不得找人代替。

2、例会时，因事不能按时参加者须提前一天向办公室负责人请假，由办公室记录。没有请假者，视为缺席。迟到或缺席人员要在会后主动向会议负责人询问会议的情况，了解各项决议与任务，了解工作，落实任务。因事需早退者，须向主席及人资会议记录者说明原因。

3、与会者须保持会场内的秩序，会议过程中手机及其它通讯工具应调至无声或振动状态。

4、与会者认真参与，积极讨论并可提出自己的意见或建议，做好会议记录。

第五条  注意事项

（一）例会的出勤情况与部门和个人的评分直接挂钩，并作为评优的依据之一、具体如下：

1、加减分标准：

A、准时到会加1分；

B、迟到一次扣1分；

C、缺席一次扣2分；

D、请假不算分。

2、具体细节：

每请假3次，折算为1次缺席；每迟到2次，折算为1次缺席。缺席3次的人员，将给予警告处理并谈话；超过3次，应以严重重视，进行公开自我批评，说明情况。

3、例会的出勤情况每月通报一次。

4、理事会会议与临时会议根据工作的需要展开。

5、因故部能到会者需提前向行政组说明并请假。

（二）常规的例会联络部不予通知，地点、时间有变动时将提前通知。

（三）会议期间认真做好笔记。